Lisanslar İçin Muhasebe: Yazılımdaki Siparişi Nasıl Ayarlayabilirim?

Bu makale, farklı ölçekte kuruluşlardaki yazılım lisanslarının muhasebeleştirilmesine ayrılmıştır. Kuruluşunuzda ya da şirkette kaç bilgisayarda bulunduğunun önemli olmadığı - 5 ya da 5000 - organizasyonun çalışmasında yazılım donanımdan daha az önemli bir rol oynar ve yönetimden de aynı dikkat gerektirir.

Buna ek olarak, Ceza Kanununun 146. maddesinde lisanssız veya saldırıya uğramış yazılım kullanıcılarını cezalandıran tanınmış bir yazı da bulunmaktadır. Kuruluştaki kullanımından sorumlusu olan kimliği yükseltmeyiz: başkan, BT departmanının başı veya son kullanıcı. Fakat şirkette kullanılan yazılımı izlemek için, sistem yöneticisi için hala gereklidir. Ve bu, kullanıcı tarafından kurulu yazılımın sabit kaydı ve izlenmesi, önceden kurulu yazılımların lisanslarının muhasebeleştirilmesi, zamanında güncellemeler vb. Içerir. Tabii ki, kullanıcıları yazılımı kendi bilgisayarlarına kurmalarını yasaklayabilirsiniz, ancak hatırla, genellikle yabancı kısıtlamaları kendiniz takip ettiniz mi? Evet, binlerce söz değil, birkaç düzine kullanıcıyı bile takip edemiyoruz.

Peki, şirketinizin yazılımında işleri nasıl düzgün bir şekilde yerine getiriyorsunuz, kullandığınız yazılımın lisanslarının sürekli tutulduğundan ve sıkı bir çerçeveye yerleştirildiğinden emin olabilirsiniz?

Birincisi: Kuruluşunuzun tamamında kurulu olan tüm yazılımların bir envanterini oluşturmanız gerekir (burada etkili bir şekilde nasıl yapılacağı konusunda burada konuşmayacağım, bu bir sayfada değil ayrı bir konuşma). Bu yordamın bir sonucu olarak, her bilgisayarda yüklü olan tüm programların özet tablosuna sahip olmanız gerekir: ne, nerede ve ne zaman kurulduğunu bilmek kimin arzusudur (eğer bilgisayar, örneğin birkaç kişi kullanıyorsa). Aynı tabloda, kuruluşta mevcut tüm yazılımların lisanslarının muhasebeleştirilmesi için ayrılmış ayrı bir sütun bulunmalıdır. Uygun lisanslara sahip yazılımlar için, belgelerinizi, sertifikalarınızı, lisans sözleşmelerinizi, kutularınızı, çeklerinizi, vb. Her zaman parmak uçlarınızdan satın almalısınız.

İkincisi: Lisansa sahip olmayan ticari yazılımlar ile ne yapmalıyım? Lisans muhasebesi politikası, çalışanın kendisine verilen görevleri yerine getirmesi için gerekli olmadığı takdirde herhangi bir yazılımın kaldırılmasını gerektirir. Eh, eğer yazılım gerekliyse, satın alma konusu yöneticinin karar vermesi ve gecikme kabul edilemez olması için mümkün olan en kısa sürede burada.

Fakat, yazılım envanteri ve kurumsal ağın lisanssız yazılımlardan "temizlenmesi" sonrasında, lisansların muhasebesi tamamlandığını ve rahatlayabileceğinizi düşünmeyin. Kullanıcılar, öğretmenin son masaların arkasında her şeyi görmediğini içtenlikle düşünen çocuklar gibidir. Üstler ve sistem yöneticisini hayal kırıklığına uğratarak sessizce birkaç gün oturup, yalnızca birkaç hafta boyunca, yalnızca işyerinde oturan kullanıcıların rahatlamaya başlayacaklarını ve fırtınanın geçtiğini ve her şeyin normale döndüğünü düşünerek aynı ruhta devam edeceğini söyleyebilirim. yani Internet'ten indirmeye veya evden çıkartılabilir medya şüpheli yazılımlara getirmeye tekrar başlayın. Lisansların ve yazılımın sürekli olarak muhasebeleştirilmesi, tüm bunları engellemelidir. İhlali bilerek, onu kaldırabilirsiniz. Bu nedenle, her zaman haberdar olmak çok önemlidir.

Burada temel soruyu sorduk: genel olarak lisansların ve yazılımın sürekli muhasebesine neden ihtiyacımız var? Cevap veriyorum:

1. Lisans muhasebesi, şirketinizin yazılımının saflığını korumaya yardımcı olur. Ne için? Telif hakkı ve ilgili hakları ihlal ettiği için Rusya Federasyonu Ceza Kanununun 146. maddesine bakıyorum .

2. Lisanslar ve yazılımlar için yapılan muhasebe, yeni yazılım satın almayı bırakmaya yardımcı olur. Zaten halihazırda var olan bir şey satın aldığınız gerçeğiyle defalarca karşılaştınız, ancak etrafında uzanan, kaybolan, gözlerinizde zamanında yakalanmayan bir yerdeydi.

3. Muhasebe lisansları, tüm yazılımları iş akışının gereksinimlerine uygun olarak güncel tutmanıza ve zamanında lisans sözleşmelerini yenilemenize olanak tanır.

4. Lisans muhasebesi gelecekteki yazılım maliyetlerini planlamanıza yardımcı olur.

Lisansları kaydettirme gerekçeleri süresiz olarak listelenebilir. Sadece dört noktaya odaklanacağız, sabit lisans kayıtlarının sistem yöneticisi ve başkan için hayatı daha kolay hale getirebileceğini veya belki de sorunlardan kurtulabildiğini anlamak için yeterli olmalılar.