Meslek sekreteri-yönlendiren. Söz konusu kişi ...

Çoğu kız, sekreter yönlendiren olarak kariyer yapmayı hayal eder. Bu oldukça normal ve haklı bir özlem. Ancak şimdi, hepimiz, bunun için neye ihtiyaç duyduğunu düşünmüyorum (cazip görünüş hariç). Fakat buna değecektir. Her şeyden önce, başvuru sahibi liderin yanında sadece "güzel bir yüz" değil. Bu, daha ziyade, tüm konularda bir "referans kitabı": bilgili ve zekice, her durumda bir çıkış yolu bulma. Daha ayrıntılı olarak anlayacağız.

Ne yapabilmen lazım

Herhangi bir organizasyonda sekreter-yönlendiren bir talimat var. Bu liste, resmi görevlerin bir listesini (bazen ayrıntılı, bazen de değil) içermektedir . Bunlara beceri ve yetenekler dahildir. Böyle bir işi alabilecek kadar şanslı olan bir kişi, müşterilerle iletişim kurabilir, müzakereyi (kişisel ve telefonla) yapabilir, malzemeleri seçebilir ve özetleyebilir, konuşmaların özetlerini hazırlayabilir ve daha fazlasını yapabilir. Yani, bu kişinin yeteneklerinin oldukça fazla olması gerektiği açıktır. Özgüllük firmanın yönlendirmesine bağlıdır. Örneğin, hukuki incelikleri anlamak için yasal bir incelemecinin olması gerekir. Bu yazı, örgütsel sorunları çözme becerisi ile ilişkilendirilir. Başka bir deyişle, yönlendiren liderin "sağ elidir". Her zaman kanca, patronun yaptığı iş için ihtiyaç duyduğu her şeyi bilmesi gerekir.

Mesleğin bazı "özel" sorular

Burada, genellikle "sahnelerin arkasında gizli olanı" biraz açıklığa kavuşturmak gerekiyor. Gönderilen kişi, patronla en sık iletişim kuran kişi olduğundan, bazı diplomatik yeteneklere sahip olmalıdır. Neden? Çok basit: lider (özellikle büyük takım) ilişkinin tüm nüanslarını ele alacak vakit yok. Genellikle o bir iş adamıdır. Biri doğum gününe, kim doğuracağına, kimin çocuk sahibi olduğuna göre - yalnızca ilgilenilen anlarla bağlantılı olan ilgisidir. Bütün bu "küçük şeyler", sekreter-başvurucunun omuzlarına düşer. Tatil sırasında, patrona, kollektif ortamda ortaya çıkan gerginlik hakkında bilgi vermelidir (dikkatini çekmesi gerekiyorsa). Bu yüzden, Sekreter-Referentör bunu anlamaya başlamadan önce gereksizin ve daha sonra "indirme" liderinin dışına çıkarıldı. Bu iş kolay değil! Fakat gayrı resmi görevlerden geldi.

Ana işlevler

Küçük firmalardaki sekreterden birinin payıyla hemen hemen tüm ofis işleri düşer. Geniş - bir kısmında. Yani, harflerin nasıl yazacağını, alımı ve göndermeyi, kayıt etmeyi, dağıtmayı (varsa) formüle etmeyi öğrenmek gerekir. Açık ki, ideal bir Rus bilgisi olmadan yapamazsınız. Hatalı mektuplar firmanın yozlaşmış yüzüdür. Bazen yabancı dil becerisine sahip bir kişinin bu görev için çalışması gerekir. Sonra, yönlendiren, firmanın (veya departmanlarının) çalışanlarını birbirine bağlayan kişidir. Görevleri, büyük bir şey için çalışan yapısal bölümler arasındaki bilgi akışlarının doğru dağılımını içerir. Ayrıntılı bilgi ve gerçekleri aklında tutmak için gerekli olduğu için, yönerge oldukça karmaşık bir meslektir. Bütün bunlar, liderin rahat hissetmek için, ana hattan önemseyen şeylerden rahatsız edilmemesi için gereklidir.

Kişisel nitelikler

Gönderilen kişinin çalışması iletişim temeline dayandığından, bir kişiyi çekingen, çakışmayan olarak seçerler. Herhangi bir şirkette bu "anahtar" bir yazıdır. İşgal altındaki kişi hem lider hem de meslektaşları üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Bu nedenle, ahlak sadece bir zorunluluktur. Başka bir sekreter yönlendirici zamanında, akıllı, hatta yaratıcı olmalıdır. Herhangi bir durumda kabul edilebilir bir yol bulmanız gerekir. Başvuru her şeyden önce, işvereninin "yüzü" nü ve sonra da kendisi hakkında düşünür. Sorumluluk düzeyi sadece yüksek değil, aynı zamanda küresel. Herkes bu tarz bir işi yapmaz. Bu nedenle, böyle bir pozisyon talep etmeden önce dikkatle düşünmeniz gerekir. İşyerindeki sekreter, çıkarlarını kendi geçmişlerine göre yapabilmelidir. İlk başta, şefin çalışması için gerekli olan her şey. Bu arada, çoğu zaman bu pozisyon kadınlardaki komşu kadınları bakımından kızlar tarafından işgal edilmektedir.

Gizli Bilgi

Açıkça görülüyor ki, bu kadar yakın bir iletişimde, kamuya açıklanmaması gereken pek çok olgu, yönlendiren tarafından bilinmektedir. Bu sadece mesleki sırlar ve ticari sırlar değildir. Sık sık sekreter yakın arkadaşı olarak güvenlidir ve kişisel bilgileri vardır. Sözü edilen kişinin gizli bilgileri saklaması gerektiğini söylemeye değer mi ? Onun ana mesleki becerilerinden biri budur.

Ne tür eğitim gerekiyor?

Kafa, aktivitenin yönlendirmesine dayalı olarak bir yönlendiren seçmeye çalışır. Yani, başvuranın firmanın işine uygun bir diploma olması gerekir. Buna ek olarak, genellikle bu pozisyon için insanlar yasal bir eğitimle seçilir . Bu genellikle işlemleri tamamlamak, diğer belgeleri hazırlamak zorunda kalırsanız kullanışlıdır. En basit gereklilikler arasında: tüm bilgisayar programlarının ücretsiz olarak elinde olması (ofis), yazdırma (hızlı ve yetkili) yeteneği. Yönlendiren aslında bir danışman olduğundan, hem web'de hem de çevrimdışı olarak bilgi bulma becerisine sahip olmanız gerekir. Hızlı bir tepki veren akıllı bir adam, duruma hızlı bir şekilde hakim olamayan "doğru" bir diploma sahibinden daha sık bu gibi bir göreve gönderilir.

İş yeri

Böyle bir pozisyon, bir sekreter-referans olarak şimdi neredeyse herhangi bir ofiste. Genellikle yalnızca denir, ancak bir kişinin işlevleri farklı performans gösterir. Her şey şirketin büyüklüğüne, görevlerine, çalışan sayısına bağlı. Bazı işletmelerde sekreter aynı zamanda bir muhasebeci işlevini yerine getirirken diğerlerinde ise bir avukat gibi görevler üstlenir. Bu, kariyer büyümesi isteyen bir kişi için harika bir başlangıçtır. Kısa bir süre için birçok beceri öğrenebilir, farklı meslek sahipleri ile uğraşabilirsiniz, en önemlisi şirketin işini anlamak, elinize her şeye dokunmaktır. Ancak "eğirme" çok hızlı bir şekilde olacaktır. Yüksek hızlı modda bir sürü bilginin işlenmesi gerekeceğinden. Ancak her şey ortaya çıkarsa, bilgi kendiniz için tanımladığınız sınırlara bağımsız bir tırmanışa başlamak için yeterlidir. Ancak bu gerekli değildir. Referansın mesleği, ciddiye alırsanız, kendi içinde ilginçtir. Sağlar Dar bir yönde dinlenmek için, tüm yeni bilgi hacimlerini sürekli öğrenin, iyileştirin.

Nasıl görüşülürsün

Böyle sorumlu bir işle baş edeceğinize karar verirseniz boşluk için başvurmanız gerekir. Cevapların okur yazarlığını kontrol etmek zorunludur. Yazım hataları, şansınızı hemen sıfıra indirir. Biçembilim de kısıtlanmış bir iş olmalıdır. Her bir kelimeniz dikkatle tartılacak ve değerlendirilecektir. Daha sonra "testler" başlayacak. Lidere layık bir asistan olabileceğinizi ispatlamak için biraz zaman ayırmanız gerekecek. Her firma kendine özgü yöntemleri bulur. Bununla birlikte, çeşitli yetkililerle konuşmanız, birkaç resmi belge hazırlamanız, birkaç telefon görüşmesi yapmanız gerekecek olması için hazırlıklı olun. Ayrıca, görünümünüzün kesinlikle kontrol edileceğini de dikkate almalıyız. Yani, baştan ayağa "inceleyin". Çoğu zaman, giyimde (makyaj, saç stili) bir iş stili göstermeniz gerekecek. Aynı zamanda güçlü lezzetlerin kullanılması da istenmemektedir. Her ufak şeyi düşün! İçindeki her şey alçakgönüllü olmalı, ama cazip olmalı. Tavsiye: azıcık tutun, ancak kendinize güvenin. Akıllı olun, ama kibir değil. Sonra mutlaka her şey yoluna girmiş olmalı!